Uma coisa que eu tenho pensado fortemente nos últimos dias e resolvi escrever, é sobre controle interno das finanças e resultados dentro de uma pequena/média empresa.

Tenho conversado com pessoas próximas que possuem negócios nos diversos ramos e tenho constatado a dificuldade em entenderem os seus negócio através dos números. E o motivo de eu escrever sobre este tema é porque com a visão que eu tenho de finanças, dói bastante em mim, me causa muita dor e me preocupa muito ver que muitos negócios já estruturados correm o risco de serem perdidos por falta de organização a qualquer momento.

Eu sei o quanto difícil é montar um negócio e mante-lo, então quando vejo que uma empresa pode ser perdida por algo que eu sei consertar, que são as finanças e organização, eu quero intervir de imediato!

Porque eu tenho certeza de que posso ajudar.

Vou citar aqui alguns pontos praticados pelas pessoas em geral que ao meu ver são muito graves, porém são comuns porque são muito praticados. (se você tiver um negócio talvez até estranhe eu citar isso como um risco para você).

  • Se importar apenas com o fluxo de caixa. Quando se fala em vendas, o empresário está apenas se preocupando com o dinheiro que entra e que sai. O erro mais grave de todos. Para você saber a performance real de sua empresa, você precisa entender o quanto está sendo entregue para o cliente e o que você está usando de seus produtos, estoques e insumo para entregá-los em forma de venda. É aqui que fazemos uma clara distinção se o seu problema é realmente margem de lucro ou se você está concedendo prazo demais em suas negociações, vendendo porém não recebendo, podendo incorrer em inadimplências de seus clientes, concedendo além do que seu negócio suporta, etc.
  • Não ter um controle eficiente de estoque. O mais comum é uma pessoa geralmente ter um sistema de checkout da sua loja com todos os produtos catalogados e pelo fato deste sistema exibir um número de quantidade em estoque, o empresário passa a ter um conforto perigoso quanto a veracidade desse número. Isso não é suficiente. Principalmente se o catálogo de produtos for extenso. O que vai acontecer aqui é que o proprietário não vai ter uma conciliação exata de seu estoque em bases mensais (entradas por compra de fornecedor ou devolução de clientes, saídas por venda ou devolução a fornecedor, perdas, achados, sinistros em geral), porque isso também exige um trabalho físico e alguém dedicado a fazer isso, a depender da quantidade de produtos e consequentemente a empresa não terá um painel de sua situação de quantidade de mercadorias, divididas por perfil (as que mais vendem, as que menos vendem, validade, etc). Isso vai resultar em várias decisões erradas como por exemplo compras do que não precisa na hora errada, esquecimento do que precisa comprar e consequentemente perda de vendas pela ausência de produtos, perdas de validade, perdas por furto ou sinistro e demais coisas que vão acabar com a margem de lucro gerada e planejada para as vendas. O motivo é porque esse erro irá consumir todo o lucro conquistado, desviando o fluxo de caixa para onde não é prioritário, fazendo-o faltar para o mais importante.

Se importar apenas com o fluxo de caixa. Quando se fala em vendas, o empresário está apenas se preocupando com o dinheiro que entra e que sai. O erro mais grave de todos.

  • Falando em margem de lucro, acreditar que definindo o preço do produto sobre o custo com uma margem satisfatória é suficiente, é um engano grave. Nem no mundo de Alice isso acontece mais. Acontecem descontos, perfis de clientes diferentes que pagam preços diferentes, diversas negociações, que o que vai importar no mês é o peso dos clientes que pagam determinado preço, porque é isso que irá nos informar o preço médio que é o que importa para nós no final do mês para saber a performance de uma empresa. Mas sem organização não adianta pensar nisso, não é possível mensurar.
  • Quando eu falo em organização, erros acontecem em negócios de porte desde os pequenos (mesmo faturando R$ 100.000,00/mês, acredite) até os médios, que vezes não tiram nota fiscal de todas as vendas (não entro no mérito de julgar suas decisões perante ao fisco), não tem controle de insumo que formam o produto na produção, consequentemente não sabem nem seu custo real (que varia às vezes em base diária), tampouco quem é seu cliente que compra mais mercadoria, qual que paga constantemente à vista, quais mercadorias tem mais comprado. E não é possível controlar isso em formulários, caderninhos, as vezes nem em planilhas mais. Ninguém vai voltar ao passado pra somar tudo, é preciso utilizar-se de tecnologia e aproveitar a benesse desses avanços que vem ocorrendo. É preciso pagar por um sistema um programador para isso, Ticiano? Depende do seu porte de negócio e onde você quer chegar, vou falar mais adiante.

Acreditar que definindo o preço do produto sobre o custo com uma margem satisfatória é suficiente, é um engano grave.

Os controles hoje em dia são mais eficientes para a fiscalização, para a contabilidade fiscal, porque existe um órgão público pressionando e cobrando o cumprimento sob pena de multas. Isso acaba definindo um mercado que mais atende essas solicitações de empresários, de acertar os números para os impostos e definindo esse serviço como de “contabilidade”. Pra mim a pior multa é você ficar arcando prejuízos de seu bolso sem saber o motivo.

Minha função aqui é para te dizer, Contador ou Empresário, que existe um potencial muito maior em informações financeiras e o objetivo de desenhá-las não é atender exigências do fisco e sim do seu bolso como Empresário (se você for contador também será um). Alguns chamam de Contabilidade Gerencial e eu prefiro chamá-la de contabilidade Real (a não ser que você queira se enganar, aqui não tem como dar jeitinhos).

O objetivo é de fato refletir a realidade, é o que faz sentido para essa Contabilidade Real existir. E pelo que eu tenho visto, a dificuldade de implantá-la não é por má vontade ou por desinteresse do empresário. No fundo no fundo eu sei que a maioria dos empresários sabe que para poder saber o que está acontecendo vai precisar de um sistema para dar conta de tudo, exibir a ele qual a sua performance. O que mais falta é qualificação de profissional e foco de contadores para a parte de tecnologia, para desenvolver essas soluções simples como tenho feito. Muitos estão preocupados mais com impostos do que com a performance do negócio. Nenhum empresário já quer começar pagando caro por algo totalmente robusto, muitas soluções genéricas que estão por aí disponíveis no mercado também não atendem a necessidade dos empresários por completo, fazendo com que para muitos processos seja recorrida a ajuda do Microsoft Excel, não valendo a pena ter um sistema robusto.

Ah, mas para não ser injusto com contadores, tem aqueles empresários que ainda não entendem que acompanhar a performance por números é importante. Eu prefiro adotar uma postura de não insistir, afinal mesmo tendo ferramentas não posso tomar decisões por todos, ainda mais pessoas experientes e independentes, como empresários. Mas ressalto que esse método não é criação da Criativo Cursos ou de Ticiano, isso já existe há anos e é prática de quem está a frente de negócios com alta performance.

Desde que iniciei minhas tentativas no mundo dos negócios, prezei por ter um controle na Padaria Delivery eficiente na parte de entregas, vendas, custos, contas a pagar e receber e que me auxiliassem no processo de tomada de decisão diária. Eu imaginava o quanto seria complexo acompanhar no papelzinho uma programação de vendas de pão muitas vezes de 30 dias na frente e de várias pessoas. Sem organização não existiria esse modelo de venda programada, tampouco clareza e confiabilidade por parte dos clientes de que atenderiamos o prometido.

O sistema me deixava tranquilo para focar no processo mais importante, que era vendas, sabendo com certeza que quanto mais eu vendesse tais coisas mais lucro eu teria. Eu acompanhava minhas margens de perto sem muito trabalho. Não precisei desenvolver um sistema robusto e caro para isso. Apenas utilizei o Microsoft Access e o Microsoft Excel, simples. Não tenho certificação, nunca fiz curso para aprender, fiz tentativa e erro.

Por isso meu foco aqui agora no site vai ser mais efetivo, vou voltar para o desenvolvimento dessas ferramentas para pessoas que entendem que é realmente necessário esse processo de organização para expansão (quero mais do que apenas ensinar, agora quero ver funcionar!), e os cursos serão mais voltados para mostrar os benefícios de se ter tudo organizado e com algumas dicas para construção (porém nada robusto como o Sistema Contábil no Excel).

Quem quer começar a se organizar, que aproveite essa oportunidade porque ela é para quem está começando.

Que saber mais? Siga nosso instagram @criativo.cursos, lá você terá acesso a lives ao vivo onde eu irei dar ainda mais detalhes sobre o tema. Também tenho um curso chamado Defina Seus Retornos em Seus Investimentos, que explica como observar de forma estratégica suas finanças e extrair ideias operacionais que otimizem seu lucro.

E é por isso que estou aqui há 4 anos passando minha mensagem através de diversos cursos e conteúdos, 24 horas online. Eu quero que você tenha clareza para poder enxergar o que acontecer e assim crescer seu negócio tranquilamente.

Autor: Ticiano Batista Neves

Ticiano é idealizador e criador do Criativo Cursos, formado em Ciências Contábeis pela Universidade do Estado da Bahia, é especializado em análise para investimento em ações, contabilidade para fins decisórios, analisa empresas que vendem ações e investe em ações e negócios próprios. Tem também experiência em setor contábil e fiscal de empresas de médio e pequeno porte, presta consultorias para empresas, é empreendedor e ama compartilhar o que sabe.

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